Кейс: внедрение системы ЭДО на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» с бесшовной интеграцией с «1С:ERP УП 8»

О клиенте

ООО «дормакаба Евразия» — дочерняя компания международной корпорации dormakaba Holding AG. Холдинг образован в 2016 году в результате объединения DORMA и KABA — компаний, работающих на мировых рынках более 160 лет.

Сегодня «дормакаба Евразия» — ключевой изготовитель и поставщик дверной техники и систем контроля и управления доступом в помещениях. Компания работает с широкой партнерской и дилерской сетью, ведет проекты по поставке, монтажу и сервисному обслуживанию оборудования.

Ситуация до обращения к специалистам IT-Lite

До внедрения системы электронного документооборота (версия 1С:ДО КОРП) компания сталкивалась с типичными для растущего бизнеса проблемами в работе с документами:

• Отсутствие единой системы согласования. Договоры, дополнительные соглашения и кадровые документы согласовывались вне единого контура — руководители не видели актуальный статус документа, историю согласования и сроки исполнения.
• Разнообразие договорных схем без формализованных маршрутов. Компания работает с разными видами договоров (разовые и рамочные поставки, поставка с монтажом, сервисное обслуживание, агентские соглашения, NDA), и для каждого требовался свой маршрут согласования в зависимости от вида соглашения и типа клиента. Ручная поддержка такой логика требовала большого количества ресурсов.
• Отсутствие единых стандартов оформления. Документы создавались в свободной форме, что приводило к разнобою в оформлении и ошибкам при заполнении реквизитов.
• Дублирование справочных данных. Учет велся в «1С:ERP Управление предприятием 8», а документы готовились отдельно — контрагентов, номенклатуру и другие данные приходилось вносить повторно, что порождало расхождения и неактуальность информации.
• Ручной контроль партнерских и дилерских сертификатов. Сроки выдачи и действия сертификатов партнеров и дилеров отслеживались вручную, без системного контроля.
• Слабый контроль исполнения поручений. Не было инструмента для постановки поручений по документам и контроля их исполнения в срок.

Для решения этих задач компания обратилась к специалистам IT-Lite за услугой внедрения 1С, а именно — внедрения системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» с бесшовной интеграцией с «1С:ERP Управление предприятием 8».

Работы по адаптации типового решения

В рамках адаптации типового решения были выполнены следующие работы:

• Разработаны новые справочники Должности подписантов контрагентов, Виды договоров и соглашений ЕРП, Тип объекта ЕРП, Каналы продаж, Виды цен, Ценовые группы, Характеристики номенклатуры, Склады.
• Выполнена доработка справочников Номенклатура, Контрагенты, Сотрудники.
• Выполнена разработка шаблонов для формирования Сертификатов партнеров на специальных бланках.
• Адаптирован функционал обмена данными с «1С:ERP. Управление предприятием 8».

Автоматизированные функции

Документооборот (ECM)

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Электронное и дистанционное (e-learning) обучение

• Организация электронного обучения

Перечень выполненных работ

• Настройка интеграции между информационными системами
• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Обучение персонала работе с программой/системой
• Дистанционное обучение пользователей
• Дали рекомендации по выбору конкретной конфигурации 1С (ДО КОРП), исходя из заявленных задач клиента.
• Продажа выбранных программных продуктов

Сопровождение

• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

В качестве подрядчика для реализации проекта по внедрению 1С:Документооборот 8 КОРП была выбрана компания ООО «АйТи Лайт» (Подрядчик).

В ходе проекта специалистами Подрядчика выполнены работы:

1. Проведен анализ существующих бизнес-процессов Заказчика.
2. Разработано техническое задание на внедрение и адаптацию системы «1С:Документооборот 8 КОРП» по требованиям Заказчика.
3. Выполнены работы по настройке бесшовной интеграции между «1С:ERP Управление предприятием 8» и «1С:Документооборот 8 КОРП» с доработкой под специфику учетных процессов Заказчика.
4. Разработаны виды документов по требованиям Заказчика и настроены процессы согласования и подписания для учета кадровых документов:

• заявление на отпуск;
• заявление о переносе отпуска.

5.Разработаны виды документов по требованиям Заказчика и настроены процессы согласования и подписания для учета договорных отношений по маршрутам, зависящим от видов соглашений с покупателями и типов клиентов:

• договор Поставка-разовый;
• договор Поставка-рамочный;
• договор Поставка и монтаж;
• договор Сервисного обслуживание;
• договор Монтаж;
• договор с поставщиком;
• соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
• агентское соглашение;
• дополнительные соглашения к договорам для всех видов договоров.

6. Разработаны виды документов по требованиям Заказчика и настроены процессы согласования и подписания для учета сертификатов партнера и сертификатов дилера с контролем сроков выдачи и действий сертификатов.
7. Для всех разработанных видов документов созданы автозаполняемые шаблоны.
8. Произведено первичное наполнение справочников: Контрагенты, Контактные лица, Номенклатура, Подразделения, Сотрудники, Физические лица, Пользователи.
9. Даны методические рекомендации по:

• организации электронного документооборота в Компании;
• процессам работы с программным продуктом «1С:Документооборот 8 КОРП» в рамках бесшовной интеграции с «1С:ERP
• Управление предприятием 8» с учетом разработанного обмена данными по участвующим в процессах согласования объектам.

10. Проведено обучение пользователей по работе в программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП», в том числе разработаны видеоинструкции.

В результате выполненных работ:

• обеспечена прозрачность процессов согласования по всем видам документов: руководитель видит статус, историю, сроки исполнения;
• обеспечена унификация оформления документов;
• реализована бесшовная интеграция между учетной системой (1С:ERP) и системой ЭДО, что исключает дублирование справочной информации и обеспечивает актуальность данных.

Работы в части внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» для ООО «Дормакаба Евразия» выполнены в полном объеме. Программный продукт переведен в промышленную эксплуатацию с 01.07.2025 г. Всего автоматизировано 150 рабочих мест.

Итог

С 1 июля 2025 года «1С:Документооборот 8 КОРП» работает в промышленной эксплуатации на 150 рабочих местах «дормакаба Евразия»: все договоры, кадровые документы и партнерские сертификаты компании согласовываются по прозрачным маршрутам, а руководители в любой момент видят статус, историю и сроки исполнения каждого документа.

Автозаполняемые шаблоны и бесшовная интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 8» избавили сотрудников от двойного ввода данных и ошибок в оформлении — справочная информация всегда актуальна в обеих системах. Компания получила единый цифровой контур документооборота, готовый к масштабированию вместе с ростом бизнеса.

Хотите так же?

Поможем настроить 1С:Документооборот и доработаем под задачи вашей компании.

Проведем анализ ваших бизнес-процессов, настроим маршруты согласования под вашу специфику, интегрируем с учетными системами и обучим сотрудников — от первой консультации до промышленной эксплуатации.