Общий почтовый ящик — это функциональный почтовый ресурс, который предназначен для совместного использования несколькими пользователями. Он не привязан к конкретному пользователю и не имеет активной учетной записи для входа в систему.
Предоставление доступа к общему почтовому ящику осуществляется путем назначения администратором соответствующих прав пользователям. После этого данный ящик добавляется в профиль пользователя в качестве дополнительного, обеспечивая доступ к его содержимому.
Создание общего почтового ящика
Чтобы создать новый общий почтовый ящик нужно зайти в меню Управление подпиской на домашней странице, перейти в раздел Почтовые ящики и нажать на кнопку Добавить новый почтовый ящик, выбрав Общий почтовый ящик.
Форма создания нового почтового ящика включает в себя несколько разделов, сгруппированных по категориям для настройки различных параметров.
Общие настройки
С помощью электронной почты активируйте пользователя Active Directory – реализует механизм создания почтового ящика, основанный на данных существующей записи пользователя в службе каталогов Active Directory. Все новые пользователи, добавленные в AD и синхронизированные с помощью ADSync, автоматически появятся в списке доступных для создания почтовых ящиков.
Полное имя (отображаемое имя) служит для идентификации общего почтового ящика.
Основной адрес электронной почты – адрес, используемый для отправки и получения электронной почты для почтового ящика. В случае наличия нескольких почтовых доменов нужно выбрать, к какому домену будет привязан основной адрес электронной почты.
Настройка прав доступа
Предоставление прав Полного доступа к почтовому ящику позволяет получить доступ к его содержимому за исключением права на отправку электронных сообщений от имени владельца почтового ящика.
Способы предоставления полного доступа:
- Автоматическое сопоставление доступно – позволяет клиентам Outlook автоматически подключаться ко всем почтовым ящикам, к которым у пользователя есть разрешения на полный доступ
- Автоматическое сопоставление Выключено – функция автоматического добавления в Outlook всех почтовых ящиков, к которым у пользователя есть полный доступ, не активна.
Права на отправку писем от имени другого почтового ящика могут быть настроены двумя способами:
Отправить от имени – позволяет пользователю отправлять электронные письма, используя адрес другого почтового ящика, с отражением информации о реальном отправителе.
Отправить как – позволяет пользователю отправлять электронные письма с адреса другого почтового ящика, не передавая сведений о реальном отправителе.
Дополнительные настройки
В данном разделе можно настроить язык интерфейса и часовой пояс. Функционал раздела также позволяет выбрать объем памяти, выделенный для почтового ящика, создать дополнительный адрес электронной почты (Alias SMTP), который будет привязан к основному почтовому ящику. Пользователи могут получать письма на дополнительный адрес, но функция отправки писем с этого адреса недоступна.
При активации опции Скрыть в списках адресов Exchange созданный почтовый ящик не будет виден в адресных книгах и списках почтовых ящиков электронной почты организации.
Состав списка рассылки
Настройки данного раздела позволяют выбрать список рассылки для создаваемого ящика.
Для запуска процесса создания нового почтового ящика нажмите на кнопку Добавить почтовый ящик. Система создаст почтовый ящик, выполнит настройку прав доступа и добавит почтовый адрес в соответствующие группы рассылки. На выполнение данного процесса может потребоваться несколько минут.
Новый почтовый ящик будет отображаться в общем списке всех ящиков со статусом «Подготовка» до завершения процесса создания.
По завершении всех необходимых настроек статус ящика изменится на «Активно» и он станет доступен для работы.
Основные настройки общего почтового ящика
Для просмотра детальной информации по общему почтовому ящику перейдите в раздел Почтовые ящики в меню Управление подпиской и выберите нужный почтовый ящик.
Общее
В данном разделе представлена общая информация о почтовом ящике, сведения о последнем обновлении, статистика по использованию пространства почтового ящика.
Функционал раздела позволяет осуществлять следующие операции:
- корректировать введенные данные (отображаемое имя, контактные данные)
- изменять тип почтового ящика
- обновлять данные о текущем состоянии почтового ящика
Для сохранения внесенных изменений нужно нажать на кнопку Сохранить.
Обратите внимание, что при создании почтового ящика на основе синхронизированного пользователя AD, внесение изменений в данные возможно только в учетной записи исходного пользователя AD.
Адрес электронной почты
В разделе представлена информация о электронных адресах почтового ящика и доступен функционал по их настройке и управлению.
Для одного почтового ящика можно задать несколько адресов электронной почты, настроив соответствующие параметры.
Почтовые адреса делятся на две категории: основной и дополнительный.
Основной адрес используется для получения и отправки писем пользователя.
Дополнительный адрес (Alias SMTP) предназначен только для получения писем.
В разделе доступен следующий функционал:
- добавление/удаление дополнительного электронного адреса
- изменение статуса электронного адреса.
Для изменения статуса выбранного электронного адреса на основной нужно нажать на кнопки Установить как основной либо Основное имя пользователя.
Параметры потока почты
Данный раздел позволяет настроить параметры пересылки почты.
Пересылка писем – это процесс автоматической передачи входящих писем с одного почтового ящика на другой.
Функционал раздела позволяет осуществить следующие операции:
- включить пересылку почты
- выбрать для пересылки внутренний (Forward to an internal email address) либо внешний почтовый адрес (Forward to an external email address)
- сохранять копию пересылаемых писем на исходном почтовом ящике.
В подразделе пользовательские атрибуты настраиваются дополнительные параметры по пользователю AD.
Расширено
В данном разделе доступны данные по основным характеристикам почтового ящика, в том числе информация по квоте почтового ящика в соответствии с выбранным тарифным планом.
Разрешения
Данный раздел позволяет настроить права доступа к данному почтовому ящику для других пользователей, включая настройки отправки писем от имени данного ящика и предоставление к нему полного доступа.
Подробная информация представлена в разделе Настройка прав доступа.
Автоматические ответы
Функционал раздела позволяет произвести настройки для автоматической отправки предварительно подготовленного шаблона ответа на все входящие сообщения на определенный период.
Функция отправки автоматических ответов доступна как для адресов внутренних пользователей почты организации, так и для внешних контактов.
Состав списка рассылки
Функционал данного раздела позволяют добавить почтовый ящик в нужный список рассылки.
Разрешения для календаря
В данном разделе настраивается доступ пользователей к событиям и данным календаря почтового ящика.
Сервис дает возможность использовать созданные по умолчанию разрешения либо добавить новые с индивидуальными настройками.
Разрешение Anonymous (Анонимный) предназначено для предоставления доступа к календарю почтового ящика для не авторизованных в системе пользователей.
Разрешение Default (По умолчанию) может назначаться всем пользователям по умолчанию, кроме тех, для кого установлены индивидуальные настройки.
Разрешение «Название организации» Exchange SG Группа применяется для групп безопасности (Security Groups) данной организации.
При добавлении нового разрешения нужно определить список пользователей, которые получат доступ к управлению календарем и настроить перечень доступных для них операций с возможностью использования встроенных шаблонов разрешений.