Пользовательские почтовые ящики выступают в качестве основного средства хранения и обработки электронной почты, контактной информации и данных календарей для отдельных пользователей организации. Набор доступных параметров и возможностей пользовательского почтового ящика в сервисе определяется предопределенными шаблонами, связанными с выбранным тарифным планом.
Создание пользовательского почтового ящика
Чтобы создать новый пользовательский почтовый ящик нужно зайти в меню Управление подпиской на домашней странице, перейти в раздел Почтовые ящики и нажать на кнопку Добавить новый почтовый ящик, выбрав Почтовый ящик пользователя.
Форма создания нового почтового ящика включает в себя несколько разделов, сгруппированных по категориям для настройки различных параметров.
Общие настройки
- Выбрать шаблон – выбирается предопределенный шаблон, который задает базовые настройки почтового ящика. Для просмотра информации о шаблоне нужно нажать на кнопку Показать сведения о шаблоне.
- С помощью электронной почты активируйте пользователя Active Directory (AD) – реализует механизм создания почтового ящика, основанный на данных существующей записи пользователя в службе каталогов Active Directory. Все новые пользователи, добавленные в AD и синхронизированные с помощью ADSync, автоматически появятся в списке доступных для создания почтовых ящиков.
- Полное имя (отображаемое имя) — создается автоматически из введенных имени и фамилии, отображается в адресных книгах и заголовках писем и может быть отредактировано вручную. Для почтового ящика, созданного на базе синхронизированного пользователя AD, корректировка параметров осуществляется непосредственно в профиле данного пользователя.
- Основной адрес электронной почты – адрес, используемый для отправки и получения электронной почты для конкретного почтового ящика, служит основным идентификатором пользователя в системе. В случае наличия нескольких почтовых доменов нужно выбрать, к какому домену будет привязан основной адрес электронной почты.
- Пароль – устанавливается самостоятельно или создается произвольно с учетом следующих требований: минимальная длина 12 символов, включая обязательное наличие как минимум одной заглавной, одной строчной букв, одной цифры и одного специального символа.
Для почтового ящика, созданного на базе синхронизированного пользователя AD, пароль будет таким же, как для учетной записи в AD. В этом случае изменить пароль можно только через систему управления AD.
Настройка прав доступа
Предоставление прав полного доступа к почтовому ящику позволяет получить доступ к его содержимому за исключением права на отправку электронных сообщений от имени владельца почтового ящика.
Способы предоставления полного доступа:
- Автоматическое сопоставление доступно – позволяет клиентам Outlook автоматически подключаться ко всем почтовым ящикам, к которым у пользователя есть разрешения на полный доступ
- Автоматическое сопоставление Выключено – функция автоматического добавления в Outlook всех почтовых ящиков, к которым у пользователя есть полный доступ, не активна
Права на отправку писем от имени другого почтового ящика могут быть настроены двумя способами:
Отправить от имени – позволяет пользователю отправлять электронные письма, используя адрес другого почтового ящика, с отражением информации о реальном отправителе.
Отправить как – позволяет пользователю отправлять электронные письма с адреса другого почтового ящика, не передавая сведений о реальном отправителе.
Дополнительные настройки
В данном разделе можно настроить язык интерфейса и часовой пояс. Функционал раздела также позволяет создать дополнительный адрес электронной почты (Alias SMTP), который будет привязан к основному почтовому ящику. Пользователи могут получать письма на этот адрес, но функция отправки писем с этого адреса недоступна.
При активации опции Скрыть в списках адресов Exchange созданный почтовый ящик не будет виден в адресных книгах и списках почтовых ящиков электронной почты организации.
Для включения автоматической отправки приветственного сообщения о создании почтового ящики требуется активировать опцию Отправить сообщение.
Опциональные поля
Опциональные поля в Exchange – это атрибуты, которые хранят дополнительную информацию по почтовому контакту. Для почтового ящика, созданного на базе синхронизированного пользователя AD, данные параметры будут переданы из исходного пользователя AD.
Состав списка рассылки
Настройки данного раздела позволяют выбрать список рассылки для создаваемого ящика.
Для запуска процесса создания нового почтового ящика нажмите на кнопку Добавить почтовый ящик. Система создаст почтовый ящик, выполнит настройку прав доступа и добавит данный адрес в соответствующие группы рассылки. Для выполнения данного процесса может потребоваться несколько минут.
Новый почтовый ящик будет отображаться в общем списке всех ящиков со статусом «Подготовка» до завершения процесса создания.
По завершении всех необходимых настроек статус ящика изменится на «Активно» и он станет доступен для работы.
Основные настройки пользовательского почтового ящика
Для просмотра детальной информации по пользовательскому почтовому ящику перейдите в раздел Почтовые ящики в меню Управление подпиской и выберите нужный почтовый ящик.
Общее
В данном разделе представлена общая информация о почтовом ящике, сведения о последнем обновлении, статистика по использованию пространства почтового ящика.
Функционал раздела позволяет осуществлять следующие операции:
- корректировать данные пользователя (username, имя, фамилию, отображаемое имя, контактные данные)
- изменять тип почтового ящика
- обновлять данные о текущем состоянии почтового ящика
Для сохранения внесенных изменений нужно нажать на кнопку Сохранить.
Обратите внимание, что при создании почтового ящика на основе синхронизированного пользователя AD, внесение изменений в данные пользователя возможно только в учетной записи исходного пользователя AD.
Адрес электронной почты
В разделе представлена информация о электронных адресах почтового ящика и доступен функционал по их настройке и управлению.
Для одного почтового ящика можно задать несколько адресов электронной почты, настроив соответствующие параметры.
Почтовые адреса делятся на две категории: основной и дополнительный.
Основной адрес используется для получения и отправки писем пользователя.
Дополнительный адрес (Alias SMTP) предназначен только для получения писем.
В разделе доступен следующий функционал:
- добавление/удаление дополнительного электронного адреса
- изменение статуса электронного адреса.
Чтобы установить выбранный электронный адрес в качестве основного, нужно нажать на кнопки Установить как основной либо Основное имя пользователя.
Параметры потока почты
Данный раздел позволяет настроить параметры пересылки почты.
Пересылка писем – это процесс автоматической передачи входящих писем с одного почтового ящика на другой.
Функционал раздела позволяет осуществить следующие операции:
- включить пересылку почты
- выбрать для пересылки внутренний (Forward to an internal email address) либо внешний почтовый адрес (Forward to an external email address)
- сохранять копию пересылаемых писем на исходном почтовом ящике.
В подразделе пользовательские атрибуты настраиваются дополнительные параметры по пользователю AD.
Разрешения
Данный раздел позволяет настроить права доступа к данному почтовому ящику для других пользователей, включая настройки отправки писем от имени данного ящика и предоставление к нему полного доступа.
Подробная информация представлена в разделе Настройка прав доступа.
Установить пароль
Функционал данного раздела позволяет изменить текущий пароль почтового ящика и активировать автоматическую отправку уведомления о смене пароля на электронный адрес почтового ящика.
Автоматические ответы
Функционал раздела позволяет произвести настройки для автоматической отправки предварительно подготовленного шаблона ответа на все входящие сообщения в период временной недоступности пользователя.
Функция отправки автоматических ответов доступна как для адресов внутренних пользователей почты организации, так и для внешних контактов.
Состав списка рассылки
Функционал данного раздела позволяют выбрать для почтового ящика нужный список рассылки.
Разрешения для календаря
В данном разделе настраивается доступ пользователей к событиям и данным календаря почтового ящика.
Сервис дает возможность использовать созданные по умолчанию разрешения либо добавить новые с индивидуальными настройками.
Разрешение Anonymous (Анонимный) предназначено для предоставления доступа к календарю почтового ящика для не авторизованных в системе пользователей.
Разрешение Default (По умолчанию) может назначаться всем пользователям по умолчанию кроме тех, для кого установлены индивидуальные настройки.
Разрешение «Название организации»Exchange SG Группа применяется для групп безопасности (Security Groups) данной организации.
При добавлении нового разрешения нужно определить список пользователей, которые получат доступ к управлению календарем и настроить перечень доступных для них операций с возможностью использования встроенных шаблонов разрешений.