Делегирование ящика – это предоставление доступа к почтовому ящику другим пользователям. Пользователи, которые имеют доступ к почтовому ящику, называются делегатами этого ящика.

Почтовый ящик может быть делегирован несколькими способами, определяющими область полномочий делегата:

Полный доступ (Full Access) – делегат уполномочен читать и управлять содержимым почтового ящика. Если выбран параметр Auto-Mapping Enabled, делегированный почтовый ящик будет отображаться в списке почтовых ящиков делегата (функция работает только в Outlook для Windows)
Отправка от имени (Send on Behalf) – делегат может отправлять письма «от имени» другого почтового ящика. При этом в письме указывается и делегат, и делегированный адрес. Отображение такого письма может варьироваться вне организации и между почтовыми клиентами.
Отправка (Send As) – делегат может отправлять почту от лица делегированного ящика. При этом для получателя это будет письмо от делегированного ящика, адрес делегата не отображается в письме.

Как работать с календарями?

Календарь привязан к пользователю почты. У каждого пользователя может быть несколько календарей. Дополнительные календари можно создать в Outlook.

Если требуется общий календарь, можно предоставить доступ к одному из своих календарей другим пользователям.

Альтернативно, можно использовать общий почтовый ящик; пользователи с доступом к общему почтовому ящику получат доступ к этому календарю.

Как пользоваться Room Mailbox и Equipment Mailbox?

Room Mailbox и Equipment Mailbox – это ресурсные ящики, то есть привязанные к общим ресурсам.

Room Mailbox – ящик переговорной комнаты – используется для бронирования переговорных комнат. Комната добавляется как участник встречи, и расположит встречу в своем календаре, если слот свободен, либо отклонит приглашение, если на слот уже есть бронирование.

Equipment Mailbox – ящик оборудования – применяется для бронирования общего оборудования: проекторов, ноутбуков, автомобилей и т.п. Использование аналогично ресурсному ящику комнаты.

Принципиально различие между двумя типами ресурсных ящиков в перемещаемости: комнаты имеют фиксированное размещение, оборудование может перемещаться в пространстве.

Как попасть в веб-интерфейс?

Путь к веб-интерфейсу указан в нижней секции раздела General Settings организации.

Есть ли возможность создавать группы рассылок с внешними получателями?

Такая возможность существует. В группы рассылки могут быть добавлены пользователи и контакты организации; таким образом, для добавления внешних получателей в группы рассылки эти получатели должны быть заведены как контакты (Mail Contacts) в организации.

Как добавить свой домен? Какие действия требуются, чтобы привязать новые домены?

Добавить домен можно в панели в разделе Mail Domains. Это позволит создавать ящики на этом доменном имени, а также назначать это доменное имя уже существующим ящикам.

Однако этого недостаточно, чтобы почтовые функции нашего сервиса начали работать с этим доменом – потребуется изменение записей в DNS:

— Запись MX (указывает, на какой сервер должна быть отправлена входящая почта для этого домена)

— Запись SPF (указывает, каким серверам в интернете разрешена отправка почты от имени этого домена)

— Запись SRV Autodiscover (указывает, на какой адрес должны обращаться клиенты Outlook при настройке учетных записей на устройстве).

Важно понимать, что все три параметра должны указывать на один и тот же почтовый сервис. При неправильной настройке этих записей гарантировать правильную работоспособность почты невозможно!

Сколько почтовых доменов можно использовать?

Это определяется тарифным планом. Тестовый тарифный план ограничен двумя доменами.

Можно ли перевести один почтовый ящик с моего домена на ваш сервис?

Без изменения домена это невозможно. Домен – минимальная единица обслуживания почтовым сервером.

Пример: допустим, Вам принадлежит домен contoso.com с ящиками: alice@contoso.com, bob@contoso.com, charlie@contoso.com.

Домен contoso.com держит свою почту у поставщика услуг SP.

Нет возможности расположить ящик chalie@contoso.com на нашем сервисе, оставив остальные ящики у поставщика SP.

Однако, если Вы владеете вторым доменом fabrikam.com, то вы можете перенести почтовое обслуживание этого домена на наш сервис и сделать там ящик charlie@fabrikam.com. Однако при этом почта между сharlie@contoso.com и charlie@fabrikam.com не будет синхронизироваться – это будут два отдельных ящика на разных сервисах.

Есть ли синхронизация контактов? Можно ли синхронизировать эти контакты между всеми устройствами?

Outlook сохраняет контакты в адресные книги. Адресных книг может быть подключено несколько, но по умолчанию у Вас будет одна или две:

1. Адресная книга Outlook – привязана к профилю Outlook. В нее сохраняются адреса, с которыми велась переписка. Хранится на клиенте, на одном конкретном устройстве.

2. Адресная книга MAPI – привязана к учетной записи почты на сервере Exchange. Создается автоматически, если учетная запись подключена по протоколу MAPI к совместимым серверам. Хранится на сервере, синхронизируется между клиентами.

В адресных книгах существует один или более список адресов. Списки адресов содержат контакты – «визитные карточки», описывающие пользователя этого адреса.

В адресной книге MAPI по умолчанию будут следующие списки адресов:

– Глобальный список адресов — этот список составляется из адресов и контактов организации. Включение контактов в этот список регулируется администратором организации.

– Контакты — этот список содержит в себе сохраненные контакты пользователя. Привязан к учетной записи. Синхронизируется между устройствами.

Можно ли сделать мои контакты общими для всей компании?

Можно импортировать их как контакты уровня организации. Для этого потребуется экспортировать их в CSV и импортировать как контакты организации в панель. Раздел Mail Contacts.

Можно ли синхронизировать контакты телефона с почтовыми контактами и наоборот?

Синхронизация контактов возможна посредством некоторых клиентов MAPI, при наличии функционала в таком приложении. Это может делать Outlook для Android. Синхронизация происходит из списка контактов пользователя в адресную книгу телефона.

Согласно документации Apple, Exchange может использоваться как источник контактов на iOS.

Как лучше использовать наши общие почтовые ящики (info@)?

Можно использовать общие почтовые ящики (Shared Mailbox), предоставляя пользователям права Full Access и Send As.

Если это окажется неудобным (например, для работы с мобильных устройств), почтовый ящик всегда можно сделать стандартным и подключать его пользователям как отдельный аккаунт на все устройства.

Есть ли предел по количеству алиасов на почтовом ящике?

Техническое ограничение – 400 алиасов на пользователя.

Тарифных ограничений не накладывается.

Как пользоваться Public Folders?

Public Folders, или общие папки – это механизм хранения и доступа к общим файлам посредством почтового клиента. Созданные и делегированные общие папки будут доступны в Outlook.

Сколько хранятся удаленные ящики?

Удаленные ящики хранятся 30 дней.

Сколько хранятся удаленные письма?

Отдельные удаленные письма возможно восстановить в течение 14 дней после удаления по запросу в техподдержку.

Как сменить пароль?

Сменить пароль можно через интерфейс панели управления: MailBoxes – почтовый ящик – Set Password.

Если установлена галочка “User must change password at next logon”, то следующий логин необходимо сделать через веб-интерфейс OWA.

Может ли новый сотрудник установить пароль себе сам?

Пароль можно сменить через интерфейс OWA.

Нужно перейти в Настройки – Параметры – Общие – Моя учетная запись. Над шкалой «Использование почтового ящика» будет ссылка «Изменить пароль».

Какие квоты на почтовые ящики?

Квоты зависят от выбранных тарифов.

На тестовом тарифе квота на почтовый ящик составляет 10 Гб.

Есть ли уведомление о приближении к квоте и превышении квоты? Каково поведение ящика с превышенной квотой?

Письма о приближении к квоте будут приходить в трех ситуациях:

Квота выбрана до определенного процента
Квота выбрана полностью (получение писем недоступно, отправитель получит письмо о невозможности доставки на этот адрес)
Отправка писем недоступна.

Как настроить принтер/сканер на использование почты?

Некоторые сканеры и МФУ поддерживают работу с почтой. Возможно для них завести отдельный почтовый ящик, от имени которого они будут отправлять сканы на почту сотрудникам.

Какие моменты необходимо учесть до миграции?

Мы рекомендуем создать резервные копии почты:

· Экспортировать почту в PST

· Экспортировать контакты в CSV или PST.

(раздел дополняется)

Связанные статьи:

Вопросы и ответы по сервису Microsoft Exchange в облаке

Вопросы и ответы по сервису Microsoft Exchange в облаке

Что такое делегирование ящика?